Come la Società del Verbo Divino ha Digitalizzato la Gestione della Congregazione con un Software Custom
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La Sfida della Digitalizzazione nelle Congregazioni Religiose
Gestire una congregazione religiosa di grandi dimensioni è una sfida complessa: occorre organizzare informazioni su centinaia di membri, monitorare le missioni, gestire pubblicazioni e mantenere aggiornati i database amministrativi. Molte organizzazioni si affidano ancora a sistemi frammentati, basati su documenti cartacei o database separati, con processi che rallentano il lavoro e aumentano il rischio di errori.
È esattamente la situazione che affrontava la Società del Verbo Divino, una delle più grandi congregazioni missionarie al mondo, prima di affidarsi a Sinapto per la digitalizzazione completa della propria gestione.
In questo case study, scoprirai:
- Le difficoltà iniziali della congregazione.
- La soluzione software personalizzata sviluppata da Sinapto.
- I benefici ottenuti, dalla sicurezza alla riduzione dei tempi operativi.
Chi sono i Missionari Verbiti?
La Società del Verbo Divino (SVD) è una congregazione missionaria fondata nel 1875 da Sant’Arnoldo Janssen, con sede principale a Roma e oltre 6.000 membri attivi in 70 paesi. Il loro lavoro si concentra su:
- Evangelizzazione e formazione religiosa.
- Gestione di istituti scolastici e centri di formazione.
- Progetti di sviluppo sociale e aiuti umanitari.
- Comunicazione interculturale e interreligiosa.
Per un’organizzazione così vasta, una gestione efficiente dei dati e della documentazione è essenziale, ma le soluzioni standard spesso non rispondono alle esigenze specifiche di una congregazione missionaria.
La Sfida:
Un Sistema Frammentato e Difficoltà Operative
Prima dell’intervento di Sinapto, la gestione interna dei Missionari Verbiti presentava alcune criticità chiave:
- Database multipli e non connessi: le informazioni sui membri erano distribuite su tre diversi sistemi, rendendo difficile l’aggiornamento e la consultazione.
- Processi manuali e lunghi: la pubblicazione annuale del Catalogus richiedeva fino a 6 mesi di lavoro, a causa della necessità di raccogliere e verificare manualmente i dati.
- Accesso ai dati non strutturato: non esisteva un sistema di gestione dei permessi avanzato, limitando l’efficienza del personale amministrativo.
- Secondo il Mancanza di sicurezza e tracciabilità: non era possibile monitorare chi accedeva ai dati sensibili o effettuava modifiche.
La Soluzione:
Un Software Gestionale Custom per la Congregazione
Sinapto ha sviluppato un sistema informativo web-based per unificare e digitalizzare la gestione della Società del Verbo Divino.
- Un unico database centralizzato, eliminando la frammentazione dei dati.
- Gestione dei permessi avanzata, per controllare l’accesso alle informazioni in base ai ruoli.
- Automazione dei processi amministrativi, riducendo drasticamente i tempi operativi.
- Interfaccia web intuitiva, accessibile in modo sicuro da qualsiasi sede della congregazione.
- Sistema crittografato e conforme alle normative, per garantire la massima protezione dei dati sensibili.
Focus:
Sicurezza e Confidenzialità dei Dati
- Crittografia e segmentazione dei dati per proteggere le informazioni personali dei confratelli.
- Accesso protetto da VPN e autenticazione multi-fattore (MFA) per garantire l’integrità dei dati.
- Backup distribuiti e controllo degli accessi per evitare perdita di informazioni.
Efficienza e Accessibilità
- Database aggiornabile in tempo reale, accessibile solo al personale autorizzato.
- Automazione delle pubblicazioni, riducendo il tempo di preparazione del Catalogus da 6 mesi a 10 giorni.
- Reportistica avanzata, per monitorare la crescita e l’organizzazione della congregazione in ogni parte del mondo.
Risultati
Efficienza, Sicurezza e Un Database Unificato
Dopo l’implementazione del software sviluppato da Sinapto, i Missionari Verbiti hanno ottenuto:
- Database centralizzato: informazioni aggiornate e facilmente consultabili.
- Riduzione drastica dei tempi di gestione: il Catalogus ora si prepara in 10 giorni invece di 6 mesi.
- Maggiore sicurezza e controllo: accessi regolamentati e protezione dei dati sensibili.
- Sistema scalabile e modulare, adattabile alle esigenze future della congregazione.
La digitalizzazione è una sfida per molte congregazioni ed enti no-profit, ma con il giusto software gestionale, è possibile trasformare la gestione interna, rendendola più efficiente, sicura e scalabile.
Se la tua organizzazione affronta le stesse difficoltà, scopri come Sinapto può aiutarti a digitalizzare la tua gestione.
La Testimonianza del Cliente
Dopo 17 anni di utilizzo, oggi il software di Sinapto ci aiuta a gestire tutto.
La migrazione dal vecchio sistema al nuovo ha permesso di centralizzare i dati e ridurre i tempi operativi.
Sinapto è efficace: tutto ciò che abbiamo pensato è stato realizzato.
Fratello Zbigniew Toczek, Amministratore del Database dei Missionari Verbiti
